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  • La géolocalisation des véhicules de salariés - Version mobile CNIL
    en permanence En particulier il ne peut pas être utilisé Dans le véhicule d un employé disposant d une liberté dans l organisation de ses déplacements par exemple VRP Pour suivre les déplacements des représentants du personnel dans le cadre de leur mandat En dehors de son temps de travail lorsque l employé est autorisé à utiliser son véhicule à des fins privées Pour calculer le temps de travail des employés alors qu un autre dispositif est déjà en place Quelles garanties pour la vie privée Les droits des employés Les employés peuvent s opposer à l installation d un dispo sitif de géolocalisation dans leur véhicule professionnel dès lors que ce dispositif ne respecte pas les conditions légales posées par la CNIL ou d autres textes Les employés doivent être informés de l installation de ce dispositif Ils doivent avoir accès aux données les concernant enregistrées par l outil dates et heures de circulation trajets effectués etc Des destinataires précis L accès aux informations du dispositif de géolocalisation doit être limité aux services concernés et à l employeur Ce qu il ne faut pas faire Un salarié d une société souhaitait obtenir de son employeur les relevés du dispositif de géolocalisation installé dans son véhicule à la suite d un accident de la circulation La société refusait que les salariés obtiennent une copie de ces documents Saisie d une plainte par le salarié et après plusieurs courriers restés sans réponse la société a été mise en demeure de fournir au salarié la copie de ses données Faute de réponse satisfaisante de l employeur la CNIL a prononcé une sanction de 10 000 euros à son encontre La sécurité Pour éviter notamment que des personnes non autorisées n accèdent aux informations du dispositif il est impératif de prendre des mesures de sécurité Par exemple l accès au dispositif de suivi en temps réel sur un site internet doit se faire avec un identifiant et un mot de passe Une durée de conservation limitée En principe les informations obtenues par la géolocalisation ne doivent pas être conservées plus de deux mois Toutefois elles peuvent être conservées un an lorsqu elles sont utilisées pour optimiser les tournées ou à des fins de preuve des interventions effectuées lorsqu il n est pas possible de rapporter cette preuve par un autre moyen Enfin elles peuvent être conservées cinq ans lorsqu elles sont utilisées pour le suivi du temps de travail L information des employés Les instances représentatives du personnel doivent être informées ou consultées avant toute décision d installer un dispositif de géolocalisation dans les véhicules mis à la disposition des employés Chaque employé doit être par ailleurs informé des finalités poursuivies des destinataires des données issues du dispositif de géolocalisation de son droit d opposition pour motif légitime de ses droits d accès et de rectification Cette information peut se faire au moyen d un avenant au contrat de travail ou d une note de service par exemple Quelle formalité CNIL Un dispositif

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  • Le recrutement et la gestion du personnel - Version mobile CNIL
    employés Les supérieurs hiérarchiques peuvent accéder aux informations nécessaires à l exercice de leurs fonctions exemple données d évaluations rémunération L employeur ne peut révéler les coordonnées personnelles d un employé que si la loi ou une décision de justice le prévoit ex médecin contrôleur de la sécurité sociale huissier disposant d un titre exécutoire Les délégués du personnel ont accès aux données figurant dans le registre unique du personnel nom nationalité fonction occupée date d entrée dans l organisme etc Les autres instances Comité d entreprise délégués syndicaux peuvent obtenir certaines informations pour exercer leurs missions Par exemple l employeur peut transmettre au Comité d entreprise CE après information des employés des données sur ceux qui ne s y sont pas opposés Ces informations permettront au CE de proposer des activités et des prestations adaptées Les organisations syndicales peuvent après accord avec l employeur adresser aux employés des messages d information syndicale par courrier électronique Les employés peuvent s y opposer à tout moment Un accès contrôlé L employeur doit assurer la sécurité des informations et garantir que seules les personnes habilitées en prennent connaissance Les actions sur les données effectuées par les personnes habilitées doivent être enregistrées savoir qui se connecte à quoi quand et pour faire quoi Quelles garanties pour la vie privée Le droit d être informé L employeur doit informer les instances représentatives du personnel avant d utiliser des techniques d aide au recrutement ou des fichiers de gestion du personnel Candidats comme employés doivent être informés de l identité du responsable du fichier cabinet de recrutement ou service des ressources humaines de l objectif poursuivi gestion des candidatures ou gestion du personnel du caractère obligatoire ou facultatif des réponses ainsi que des conséquences à leur égard d un défaut de réponse des destinataires des informations autres cabinets de recrutements par exemple des conditions d exercice de leurs droits d opposition pour motif légitime d accès et de rectification Le candidat doit être informé des méthodes et techniques d aide au recrutement qui seront utilisées Aucune information concernant un employé ne peut être collectée par un dispositif qui n a pas été préalablement porté à sa connaissance Le droit d accès d un candidat à un emploi et d un employé Sur simple demande et sans avoir à la motiver un candidat ou un employé peut obtenir une copie des données qui le concernent recrutement historique de carrière rémunération évaluation des compétences dossier disciplinaire Les valeurs de classement annuel ou de potentiel de carrière sont communicables lorsqu elles ont servi à prendre une décision L employeur n est pas tenu de les communiquer lorsqu elles sont encore prévisionnelles Une durée de conservation limitée En cas d issue négative à une candidature le recruteur devra informer le candidat qu il souhaite conserver son dossier afin de lui laisser la possibilité d en demander la destruction Si un candidat ne demande pas la destruction de son dossier les données sont automatiquement détruites 2 ans après le dernier

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  • La vidéosurveillance - vidéoprotection au travail - Version mobile CNIL
    le responsable de la sécurité de l organisme Ces personnes doivent être particulièrement formées et sensibilisées aux règles de mise en œuvre d un système de vidéosurveillance Pendant combien de temps conserver les images La conservation des images ne doit pas excéder un mois En règle générale conserver les images quelques jours suffit à effectuer les vérifications nécessaires en cas d incident et permet d enclencher d éventuelles procédures disciplinaires ou pénales Si de telles procédures sont engagées les images sont alors extraites du dispositif après consignation de cette opération dans un cahier spécifique et conservées pour la durée de la procédure Lorsque c est techniquement possible une durée maximale de conservation des images doit être paramétrée dans le système Elle ne doit pas être fixée en fonction de la seule capacité technique de stockage de l enregistreur Quelles formalités Les formalités à accomplir peuvent varier en fonction des lieux qui sont filmés Auprès de la CNIL Si les caméras filment un lieu non ouvert au public lieux de stockage réserves zones dédiées au personnel comme le fournil d une boulangerie le dispositif doit être déclaré à la CNIL Une déclaration doit être effectuée pour chaque site ou établissement équipé Un système qui n aurait pas fait l objet d une déclaration à la CNIL ne peut être opposé aux employés Si l organisme qui a mis en place des caméras a désigné un Correspondant Informatique et Libertés CIL aucune formalité n est nécessaire auprès de la CNIL le CIL devant noter ce dispositif dans son registre Auprès de la préfecture Si les caméras filment un lieu ouvert au public espaces d entrée et de sortie du public zones marchandes comptoirs caisses le dispositif doit être autorisé par le préfet du département le préfet de police à Paris Le formulaire peut être retiré auprès des services de la préfecture du département ou téléchargé sur le site du ministère de l Intérieur Il peut également être rempli en ligne sur le site televideoprotection Auprès des instances représentatives du personnel Les instances représentatives du personnel doivent être informées et consultées avant toute décision d installer des caméras Quels recours Si un dispositif de vidéosurveillance ne respecte pas ces règles vous pouvez saisir Le service des plaintes de la Commission nationale de l informatique et des libertés La CNIL peut contrôler tous les dispositifs installés sur le territoire national qu ils filment les lieux fermés ou ouverts au public Les services de l Inspection du Travail Les services de la préfecture si les caméras filment des lieux ouverts au public Les services de police ou de gendarmerie Le procureur de la République La CNIL surveille les employeurs qui abusent La CNIL a reçu une plainte d un salarié concernant des caméras installées sur son lieu de travail Il indiquait que ce dispositif permettait au responsable de surveiller les salariés et d écouter leurs conversations Un contrôle a permis de confirmer ces faits Celui ci comportait 8 caméras chacune équipée d un microphone permettant

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  • L’accès aux locaux et le contrôle des horaires sur le lieu de travail - Version mobile CNIL
    paie ou la sécurité L employeur doit prévoir des mesures pour assurer la sécu rité des informations concernant ses salariés et éviter que des personnes qui n ont pas qualité pour y accéder puissent en prendre connaissance Ainsi il doit prévoir des habilitations pour les accès informatiques avec une traçabilité des actions effectuées savoir qui se connecte à quoi quand et pour quoi faire Quelle durée de conservation Les données relatives aux accès doivent être supprimées 3 mois après leur enregistrement Les données utilisées pour le suivi du temps de travail y compris les données relatives aux motifs des absences doivent être conservées pendant 5 ans L information des salariés Les instances représentatives du personnel doivent être informées ou consultées avant toute décision d installer un dispositif de contrôle des horaires ou d accès aux locaux Chaque employé doit être notamment informé des finalités poursuivies des destinataires des données issues du dispositif de son droit d opposition pour motif légitime de ses droits d accès et de rectification Cette information peut se faire au moyen d un avenant au contrat de travail ou d une note de service par exemple Quelle formalité CNIL Les dispositifs sans biométrie Le contrôle d accès et le contrôle des horaires peuvent faire l objet d un engagement de conformité à la norme simplifiée n 42 déclaration simplifiée Les dispositifs qui n entrent pas dans le cadre de cette norme doivent faire l objet d une déclaration normale Si l organisme a désigné un Correspondant informatique et libertés CIL aucune formalité n est nécessaire auprès de la CNIL le CIL devant noter ces dispositifs dans son registre Les dispositifs avec biométrie Le contrôle d accès biométrique peut faire l objet d un engagement de conformité déclaration simplifiée aux autorisations uniques suivantes l autorisation unique n

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  • L’écoute et l’enregistrement des appels sur le lieu de travail - Version mobile CNIL
    peut être couplé à un système de captures d écran du poste informatique des salariés Un tel système serait disproportionné et de nature à porter atteinte aux droits et libertés des salariés Cette pratique très intrusive pourrait en effet conduire l employeur à visualiser des informations qu il n a pas à connaître par exemple des courriels personnels ou liés à l activité syndicale de représentants du personnel Quelles garanties pour la vie privée Les droits des employés L employeur doit mettre à disposition des salariés des lignes téléphoniques non reliées au système d enregistrement ou un dispositif technique leur permettant de couper l enre gistrement pour les appels personnels Il en va de même pour les appels passés par les représentants du personnel dans le cadre de l exercice de leurs mandats Les personnes habilitées à écouter et accéder aux données L accès aux informations doit être limité aux services concernés par l objectif poursuivi Par exemple si l enregistrement est mis en oeuvre à des fins de formation seules pourront accéder aux données les personnes chargées de cette mission La sécurité Pour éviter notamment que des personnes non autorisées n accèdent aux informations qu elles n ont pas à connaître il est impératif de prendre des mesures de sécurité Ainsi l employeur doit notamment mettre en place des habilitations pour les accès informatiques aux enregistrements avec une traçabilité des actions effectuées savoir qui se connecte à quoi quand et pour quoi faire Des durées de conservation limitées Sauf texte imposant une durée spécifique ou justification particulière les enregistrements peuvent être conservés jusqu à six mois au maximum Les documents d analyse peuvent quant à eux être conservés jusqu à un an Une bonne pratique les enregistrements tampon Cette pratique consiste pour l employeur ou la personne habilitée à écouter les enregistrements dans les jours suivant leur réalisation et à rédiger le s document s d analyse nécessaire s Les enregistrements sont ensuite supprimés à bref délai l employeur ne conservant que les documents d analyse L information des personnes Les instances représentatives du personnel doivent être informées et consultées avant toute décision d installer un dispositif d écoute ou d enregistrement des appels Les salariés ainsi que les interlocuteurs clients par exemple doivent être notamment informés de l existence du dispositif de l identité du responsable de traitement des finalités poursuivies des destinataires des données issues du dispositif de leur droit d opposition pour motif légitime de leurs droits d accès et de rectification Les interlocuteurs doivent être informés de leur droit d opposition avant la fin de la conversation téléphonique afin d être en mesure d exercer ce droit L information des interlocuteurs s effectue en deux temps mention orale en début de conversation sur l existence du dispositif la finalité poursuivie la possibilité de s y opposer renvoi vers un site Internet et un onglet mentions légales par exemple ou une touche mentions légales sur le téléphone pour obtenir une information exhaustive Quelle formalité CNIL Un

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  • Fiches pratiques - Version mobile CNIL
    Le recrutement et la gestion du personnel Dans le cadre de la gestion du recrutement de la paie ou des carrières employeurs et recruteurs ont fréquemment recours aux moyens informatiques Ces outils contiennent de nombreuses informations concernant les candidats ou les employés Quelles informations peuvent être utilisées Dans quel cadre les utiliser Combien de temps les conserver Quel type de traitement est interdit En savoir plus 19 octobre 2015 La vidéosurveillance vidéoprotection au travail Les environnements de travail sont de plus en plus équipés de dispositifs de videosurveillance S ils sont légitimes pour assurer la sécurité des biens et des personnes de tels outils ne peuvent pas conduire à placer les employés sous surveillance constante et permanente Quelles règles les employeurs doivent ils respecter Quels sont les droits des employés En savoir plus 16 octobre 2015 L accès aux locaux et le contrôle des horaires sur le lieu de travail Parce que les locaux professionnels ne sont pas ouverts à tous et que les employeurs comme les employés ont besoin de connaître les horaires effectués les contrôles d accès et du temps de travail existent depuis bien longtemps Le développement des technologies et notamment de la biométrie facilite ces contrôles

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  • CNIL - guide pour les employeurs et les salariés

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  • Vidéosurveillance au travail : clôture de la mise en demeure de la société APPLE RETAIL France - Version mobile CNIL
    ses magasins soient conformes aux exigences de la loi Informatique et Libertés Ainsi et pour l intégralité de ses magasins installés en France les actions de mise en conformité sont les suivantes masquage ou repositionnement des caméras installées dans les zones réservées aux salariés afin qu elles ne filment plus ces derniers à leur poste de travail de manière permanente information complète des salariés sur les dispositifs de vidéosurveillance par

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