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  • L’accès aux locaux et le contrôle des horaires sur le lieu de travail - Version mobile CNIL
    paie ou la sécurité L employeur doit prévoir des mesures pour assurer la sécu rité des informations concernant ses salariés et éviter que des personnes qui n ont pas qualité pour y accéder puissent en prendre connaissance Ainsi il doit prévoir des habilitations pour les accès informatiques avec une traçabilité des actions effectuées savoir qui se connecte à quoi quand et pour quoi faire Quelle durée de conservation Les données relatives aux accès doivent être supprimées 3 mois après leur enregistrement Les données utilisées pour le suivi du temps de travail y compris les données relatives aux motifs des absences doivent être conservées pendant 5 ans L information des salariés Les instances représentatives du personnel doivent être informées ou consultées avant toute décision d installer un dispositif de contrôle des horaires ou d accès aux locaux Chaque employé doit être notamment informé des finalités poursuivies des destinataires des données issues du dispositif de son droit d opposition pour motif légitime de ses droits d accès et de rectification Cette information peut se faire au moyen d un avenant au contrat de travail ou d une note de service par exemple Quelle formalité CNIL Les dispositifs sans biométrie Le contrôle d accès et le contrôle des horaires peuvent faire l objet d un engagement de conformité à la norme simplifiée n 42 déclaration simplifiée Les dispositifs qui n entrent pas dans le cadre de cette norme doivent faire l objet d une déclaration normale Si l organisme a désigné un Correspondant informatique et libertés CIL aucune formalité n est nécessaire auprès de la CNIL le CIL devant noter ces dispositifs dans son registre Les dispositifs avec biométrie Le contrôle d accès biométrique peut faire l objet d un engagement de conformité déclaration simplifiée aux autorisations uniques suivantes l autorisation unique n

    Original URL path: http://m.cnil.fr/es/dossier/travail/article-travail/accessible/oui/article/utilisation-de-badges-sur-le-lieu-de-travail/ (2016-02-08)
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  • L’écoute et l’enregistrement des appels sur le lieu de travail - Version mobile CNIL
    peut être couplé à un système de captures d écran du poste informatique des salariés Un tel système serait disproportionné et de nature à porter atteinte aux droits et libertés des salariés Cette pratique très intrusive pourrait en effet conduire l employeur à visualiser des informations qu il n a pas à connaître par exemple des courriels personnels ou liés à l activité syndicale de représentants du personnel Quelles garanties pour la vie privée Les droits des employés L employeur doit mettre à disposition des salariés des lignes téléphoniques non reliées au système d enregistrement ou un dispositif technique leur permettant de couper l enre gistrement pour les appels personnels Il en va de même pour les appels passés par les représentants du personnel dans le cadre de l exercice de leurs mandats Les personnes habilitées à écouter et accéder aux données L accès aux informations doit être limité aux services concernés par l objectif poursuivi Par exemple si l enregistrement est mis en oeuvre à des fins de formation seules pourront accéder aux données les personnes chargées de cette mission La sécurité Pour éviter notamment que des personnes non autorisées n accèdent aux informations qu elles n ont pas à connaître il est impératif de prendre des mesures de sécurité Ainsi l employeur doit notamment mettre en place des habilitations pour les accès informatiques aux enregistrements avec une traçabilité des actions effectuées savoir qui se connecte à quoi quand et pour quoi faire Des durées de conservation limitées Sauf texte imposant une durée spécifique ou justification particulière les enregistrements peuvent être conservés jusqu à six mois au maximum Les documents d analyse peuvent quant à eux être conservés jusqu à un an Une bonne pratique les enregistrements tampon Cette pratique consiste pour l employeur ou la personne habilitée à écouter les enregistrements dans les jours suivant leur réalisation et à rédiger le s document s d analyse nécessaire s Les enregistrements sont ensuite supprimés à bref délai l employeur ne conservant que les documents d analyse L information des personnes Les instances représentatives du personnel doivent être informées et consultées avant toute décision d installer un dispositif d écoute ou d enregistrement des appels Les salariés ainsi que les interlocuteurs clients par exemple doivent être notamment informés de l existence du dispositif de l identité du responsable de traitement des finalités poursuivies des destinataires des données issues du dispositif de leur droit d opposition pour motif légitime de leurs droits d accès et de rectification Les interlocuteurs doivent être informés de leur droit d opposition avant la fin de la conversation téléphonique afin d être en mesure d exercer ce droit L information des interlocuteurs s effectue en deux temps mention orale en début de conversation sur l existence du dispositif la finalité poursuivie la possibilité de s y opposer renvoi vers un site Internet et un onglet mentions légales par exemple ou une touche mentions légales sur le téléphone pour obtenir une information exhaustive Quelle formalité CNIL Un

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  • Vidéosurveillance - vidéoprotection dans les commerces - Version mobile CNIL
    capacité technique de stockage de l enregistreur Le système ne doit pas être utilisé pour s assurer que le personnel fait correctement son travail Il peut toutefois être utilisé pour démasquer un employé qui volerait dans la caisse Lorsqu un employé manipule de l argent la caméra doit cependant davantage filmer la caisse que le caissier Quelles formalités Les formalités à accomplir peuvent varier en fonction des lieux qui sont filmés Auprès de la CNIL Si les caméras filment des lieux non ouverts au public lieux de stockage réserves zones dédiées au personnel comme le fournil d une boulangerie et permettent l enregistrement des images le dispositif doit être déclaré à la CNIL Une déclaration doit être effectuée pour chaque site ou établissement équipé Tout système qui n a pas fait l objet d une déclaration à la CNIL ne peut être opposé aux employés Si l organisme qui a mis en place des caméras a désigné un Correspondant informatique et libertés CIL aucune formalité n est nécessaire auprès de la CNIL le CIL devant noter ce dispositif dans son registre Auprès de la préfecture Si les caméras filment des lieux ouverts au public espaces d entrée et de sortie du public zones marchandes comptoirs caisses ou la voie publique aux abords immédiats du magasin particulièrement exposé à des risques d agression ou de vol le dispositif doit être autorisé par le préfet du département le préfet de police à Paris Le formulaire peut être retiré auprès des services de la préfecture du département ou téléchargé sur le site internet du ministère de l Intérieur Il peut également être rempli en ligne sur le site https www televideoprotection interieur gouv fr Auprès des instances représentatives du personnel Les instances représentatives du personnel doivent être informées et consultées avant toute décision

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  • FICOBA : Fichier national des comptes bancaires et assimilés - Version mobile CNIL
    bénéficiant selon les conditions fixées par cette dernière d une levée du secret professionnel article L 103 du livre des procédures fiscales peuvent obtenir communication des données issues de ce fichier Les principaux d entre eux sont cf article 4 de l arrêté du 14 juin 1982 les agents de la DGFIP les agents de la direction générale des douanes et des droits indirects les agents de la direction générale de la concurrence de la consommation et de la répression des fraudes les agents de la cellule de coordination chargée du traitement du renseignement et de l action contre les circuits financiers clandestins TRACFIN en application de l article L 561 27 du code monétaire et financier les autorités judiciaires et les officiers de police judiciaire les magistrats de la Cour des comptes de la chambre régionale des comptes et les rapporteurs auprès de la cour de discipline budgétaire et financière la Banque de France pour informer les établissements bancaires et assimilés des interdictions et des levées d interdiction d émettre des chèques les organismes et services chargés de la gestion d un régime obligatoire de sécurité sociale la direction générale des finances publique et les institutions de retraite complémentaire chargées de déterminer l assiette le montant et le recouvrement des cotisations et contributions les huissiers de justice chargés par le créancier de former une demande de paiement direct d une pension alimentaire ou lorsqu ils agissent aux fins d assurer l exécution d un titre exécutoire les organismes et services chargés de la gestion d un régime obligatoire de sécurité sociale les organismes débiteurs de prestations familiales chargés de poursuivre le recouvrement des créances alimentaires impayées le fonds de garantie des victimes des actes de terrorisme et d autres infractions les établissements bancaires en application de l article L 166A du livre des procédures fiscales Les données FICOBA peuvent également être communiquées sur la base d une décision judiciaire prévoyant expressément l accès aux données de ce fichier au bénéfice de la personne ou de l organisme tutélaire désigné par le juge des tutelles pour assurer la protection d un incapable majeur au bénéfice du juge judiciaire ou administratif saisit d une action tendant à obtenir une condamnation pécuniaire article L 143 du livre des procédures fiscales Tel est ainsi le cas pour les litiges entre héritiers pour un partage successoral ou liés à un divorce partage de communauté fixation d une pension alimentaire ou prestation compensatoire Ces données seront communiquées au juge concerné pour versement au débat en vue de règlement du litige Les demandes émanant des tiers légalement autorisés ou fondées sur des décisions judiciaires doivent être adressées directement au Etablissement de services informatiques FICOBA ADMINISTRATIF 22 avenue JF KENNEDY 77796 Nemours Cet établissement n est en revanche pas habilité à répondre aux demandes émanant de particuliers et n assure pas d accueil physique du public Comment les personnes fichées sont elles informées Au moment de l ouverture d un compte auprès de l établissement qui en

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  • Quels fichiers publics un candidat peut-il utiliser à des fins de communication politique ? - Version mobile CNIL
    recensant les nouveaux arrivants etc les fichiers d aide sociale de la collectivité fichier alerte à la population fichier des demandeurs de logements sociaux fichier du centre communal d action sociale etc le fichier des inscriptions scolaires les bases du service fiscal de la mairie tenues pour l établissement de taxes et redevances les formulaires de recensement de la population seul l INSEE peut être destinataire de ces informations qui sont couvertes par le secret statistique Cette interdiction concerne également l annuaire des agents de la commune et la messagerie professionnelle mise à la disposition des élus La CNIL est en effet régulièrement saisie de plaintes portant sur des utilisations indues de ces deux outils invitation à un déjeuner festif par une association soutenant un élu d opposition annonce d une future candidature aux élections municipales annonce de l ouverture d un site web de campagne etc En effet un maire ou un conseiller municipal ne doit pas confondre les fichiers et moyens de communications mis à sa disposition en tant qu élu de la commune et ceux qu il peut utiliser en tant que candidat Dans sa communication institutionnelle ou politique il doit impérativement déterminer à quel titre il adresse ses messages ex en sa qualité de candidat à une élection ou en sa qualité de maire dans le cadre de ses fonctions de représentant de la commune Cette règle connaît néanmoins deux exceptions la liste électorale et le fichier national des élus et des candidats dit Répertoire national des élus ou RNE Ces deux fichiers publics peuvent en effet être utilisés par les candidats à des fins de communication politique dans les conditions rappelées par la CNIL cf sur ce point la fiche n 5 du guide Communication politique Pour obtenir communication de la liste électorale un candidat

    Original URL path: http://m.cnil.fr/linstitution/actualite/actualite/article/quels-fichiers-publics-un-candidat-peut-il-utiliser-a-des-fins-decommunication-politique/ (2016-02-08)
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  • Une communication politique respectueuse des droits informatique et libertés - Version mobile CNIL
    un parti politique ou la structure soutenant un candidat sans avoir à justifier de motifs légitimes La prise en compte de l opposition doit donc intervenir dès la première demande 2 L information préalable Il n est évidemment pas possible d exercer ces différents droits sans être préalablement informé de la création du fichier comme la loi l exige Cette information est encore plus nécessaire quand la collecte de l identité et des coordonnées des destinataires des messages politiques n a pas été effectuée directement auprès d eux opération de parrainage transmission de liste de contacts location de fichiers commerciaux Cette information doit dans tous les cas porter sur quatre points 1 l identité du parti ou de son émanation association de financement ou du candidat mettant en œuvre le fichier 2 la finalité du fichier 3 le caractère obligatoire ou facultatif des réponses selon la finalité du fichier 4 le rappel des droits institués par la loi La CNIL recommande que les messages de communication politique courriers courriels SMS etc mentionnent l origine des informations utilisées identité et coordonnées et les coordonnées postales et électroniques où exercer ses droits Les partis politiques et les candidats trouveront de nombreux exemples de mentions d information dans le guide pratique communication politique 3 Faciliter et adapter l exercice des droits Ces conditions doivent évidemment être adaptées à chaque situation particulière démissionner d un parti politique n a pas les mêmes conséquences que le fait de demander à ne plus recevoir une lettre de diffusion Les textes en vigueur imposent ainsi de s assurer de l identité de la personne qui exerce ses droits afin notamment de ne pas lui communiquer ou de supprimer des informations concernant un homonyme Cette vérification doit évidemment être adaptée au support de communication choisi si l indication

    Original URL path: http://m.cnil.fr/linstitution/actualite/actualite/article/communication-politique-rappel-des-droits-et-obligations-informatique-et-libertes/ (2016-02-08)
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  • Open Data et données personnelles : lancement d'une consultation des acteurs - Version mobile CNIL
    de l Open Data éprouvent cependant de réelles difficultés pour apprécier au cas par cas si les données dont la mise à disposition et la réutilisation sont prévues peuvent ou non être attachées à des personnes physiques identifiables Les producteurs comme les réutilisateurs expriment un besoin d informations et de conseils pratiques de la part de la CNIL Dans le doute certaines administrations sont très prudentes en matière de mise à disposition de données Peu d outils ou de méthodes sont mis à disposition des producteurs de données pour assurer l anonymisation des données Une demande de solutions techniques comme de recommandations d usage s est exprimée sur ce point Enfin la question de l articulation entre le principe de finalité et la libre réutilisation appelle une clarification les acteurs rencontrant parfois des difficultés pour appliquer la loi informatique et libertés Quelles sont les actions proposées par la CNIL Ces premiers constats ont conduit la CNIL à engager plusieurs actions autour de différents axes à la fois pédagogiques techniques et juridiques Dresser un état des lieux des pratiques des acteurs de l open data et de la gouvernance des données publiques à travers un questionnaire en ligne La CNIL propose aux acteurs de l open data de lui faire part de leur expérience Ont ils déjà été confrontés à des problématiques de données personnelles dans l analyse des jeux de données dont la mise à disposition était prévue ou réalisée Quelles réponses ont ils apporté à cette question Quelles sont leurs attentes vis à vis de la CNIL sur ce sujet Sont invités à participer les acteurs impliqués dans la mise en œuvre d une plateforme ou d une politique d open data les producteurs ou les gestionnaires d informations publiques susceptibles d être ouvertes les réutilisateurs à divers titres

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  • Quels fichiers privés un candidat ou un parti peut-il utiliser à des fins de communication politique ? - Version mobile CNIL
    de distinguer les différentes catégories de partenaires selon qu ils sont commerciaux politiques religieux etc Ces réflexions résumées sous l expression opt in partenaires relayent les préconisations constantes de la Commission en matière de prospection et tout particulièrement en matière de prospection par voie électronique Vous devez être informé de l existence de ces partenariats et pouvoir vous opposer préalablement à toute cession de vos données Depuis 2006 la CNIL recommande d appliquer en matière de prospection politique les règles de la prospection commerciale qui exigent le recueil préalable du consentement du destinataire Votre consentement ne découle ni de l acceptation de conditions générales de vente ni ne résulte de cases pré cochées qui en présumeraient le recueil La CNIL recommande en effet d insérer une case à cocher à côté de la donnée dont le recueil est souhaité numéro de téléphone portable adresse de messagerie électronique ou encore profil de réseau social virtuel précisant à chaque fois son caractère facultatif et ce qu implique le consentement donné Vous trouverez des exemples de mentions de recueil de consentement dans les fiches n 8 à 11 du guide pratique communication politique p 33 à 46 Les pratiques interdites céder le fichier de gestion de la paye des salariés à des partenaires utiliser des annuaires professionnels à des fins de communication politique collecter les adresses électroniques dans les espaces publics de l Internet site web annuaire forum de discussion réseaux sociaux etc opérer un tri sur la base de la consonance du nom ou des opinions religieuses des personnes figurant dans le fichier cédé pour sélectionner les destinataires du message politique Le fichier transmis par un militant sympathisant ou adhérent à un mouvement politique Vos coordonnées peuvent figurer dans le répertoire d un militant ou sympathisant qui aurait mis son carnet d adresse à la disposition de l équipe de campagne du candidat qu il soutient La personne qui partage ainsi son carnet d adresses doit adopter un comportement civique et loyal en informant par exemple elle même ses contacts et en respectant le cas échéant leur volonté à l instar des préconisations de la CNIL en matière d opération de parrainage cf fiche n 2 du guide pratique communication politique p 19 Les fichiers constitués par un élu un candidat ou à un parti auquel vous avez communiqué vos coordonnées Pendant la campagne électorale vous pouvez avoir contacté directement un parti ou un candidat Exemples vous avez complété le coupon détachable présent sur un tract distribué dans votre marché à la sortie du métro à proximité de votre centre commercial etc vous avez fourni vos coordonnées dans le cadre d une démarche ponctuelle sollicitation d une intervention auprès d un élu par exemple ou demande d information sur le programme politique d un candidat auprès du bureau de permanence d une équipe de campagne ou par courrier appel téléphonique ou courriel Sur l utilisation de ces fichiers cf fiches n 1 à 3 du guide pratique communication politique p 11 à

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